ניהול זמן -  איך אפשר לנהל את הזמן כשביממה רק 24 שעות?  


האם לא לכולנו יש בדיוק 24 שעות ביממה?

הזמן הוא עובדה ועם עובדות לא מתווכחים. ניהול זמן הוא רק חלק מניהול פניות (מהמילה פנוי)  אשר הכרחית לניהול אפקטיבי עבור כל מנהל בכיר.

העניין החשוב נמצא בניהול הזמן ולא בזמן עצמו. נכון שכדי לנהל את הזמן צריך מחוייבות ואחריות, אבל את אלה אפשר ללמוד.
מה הטעם להכניס עוד ועוד משימות לביצוע בכל יום, אם הן לאן משרתות את המטרות החשובות ביותר שלנו? הרי ממילא לא נספיק לבצע אותן ומכאן התסריט ידוע מראש -  תיסכול, הבטחות לא מעשיות לעצמינו וכו'.
  
הרבה פעולות שלנו הופכות לדחופות רק בגלל חוסר תיכנון מוקדם.
  
השקעת זמן בתיכנון מוקדם של המשימות מונעת "בילוי" בכיבוי שריפות מתיש.

קל מאוד להתבלבל בין דחוף לחשוב. אם תבדקו, תגלו שרוב ה"דחופים" שאנחנו עושים, בדר"כ חשובים לאנשים אחרים ולא לנו.

מכירים את כל אותן פעולות שלא באמת חשובות ואפילו לא דחופות? לאלה קוראים בזבוז זמן.
שיחות טלפון לא חשובות, קריאת דואר זבל וכו'.

  אם אתה מנהל בכיר, הדרך שבה אתה מנהל ומנצל את הזמן שלך קובעת  עד כמה אתה פועל ביעילות ומכאן ברור שמשפיעה ישירות על הצלחתך. הזמן הוא המשאב היקר ביותר שלך.
אם תתכנן אותו ביעילות  תוכל להספיק לבצע את המשימות שלך ולהשיג את יעדיך.

ככל שאתה עולה בסולם הניהולי, הדרישות ואיתן המשימות, גדלות. אם לא תקדיש מחשבה וזמן לתיכנון, הלחץ, ההרגשה של "לא יכול להמשיך ככה", אורבים מעבר לפינה.  כל פעולה, גם הפשוטה ביותר, נראית מסובכת, הכל לוקח יותר זמן ממה שציפית, אם משהו יכול להשתבש, הוא משתבש.

נשמע מוכר?  
אז אם כולנו מסכימים שתיכנון הזמן כל כך חשוב, איך זה שרובינו מדלגים על השלב הזה?
רובינו מעדיפים פשוט לפעול. תיכנון דורש עצירה ומחשבה ולא יוצר תחושת סיפוק מיידי.
הרבה אנשים מתגאים בכך שהם ספונטניים.  נשמע יותר כמו בניית תיאוריה על חולשה.
הרי ככל שנתכנן את הדברים, כך הזמן ינוצל טוב יותר ויישאר לנו זמן גם להזדמנויות שמופיעות
פתאום.
ישנם אנשים שמשימת התיכנון נראית להם כל כך גדולה ומסובכת, עד שהם לא מסוגלים להתחיל.

אז מה בכל זאת ניתן לעשות?
להתחיל ב"קטן". להחליט שמתכננים רק שבוע אחד. את השבוע הקרוב. כמו בספורט. לא מתחילים מריצת מרתון.
 רשום את המשימות לשבוע הקרוב.  אתה יכול להחליט שאתה מקצה לעניין שעה אחת. לא צריך יותר.
לגבי כל משימה כדאי לך לשאול את עצמך:
מה צריך לעשות?
מתי היא צריכה להיעשות?
מי צריך לעשות?
כמה זמן יידרש?
מה הקדימות שלה בתוך כל משימות השבוע?
קביעת המשימות מצריכה ממך לחשוב על כל הפעולות שדרושות כדי להשיג כל משימה.

אתה לא צריך לעשות הכל בעצמך. האמונה שאומרת "מה שאני לא אעשה, לא ייעשה", כבר מזמן הוכחה כלא נכונה.
 הרבה אנשים משתמשים ברשימת משימות יומית אבל מתקשים לבצע אותה ונאלצים להעביר חלק ממנה ליום המחרת.
מתסכל לגלות בתחילת היום שכמעט וודאי שלא תצליח לבצע את כל הדברים שתיכננת. תיסכול נוסף נוצר כאשר חלק גדול מהרשימה אינו מתבצע עד סוף היום. מכאן הדרך להפסקת התיכנון קצרה וודאית.
 עדיף להכין את התכנית היומית בסוף היום הקודם.
כשאתה מכין את התוכנית ליום הבא, אתה יכול לבדוק את היום שהסתיים.
מה עבד היום?
 מה כדאי לשנות?
 האם הדברים נעשו לשביעות רצונך?
 כיצד תוכל לבצע טוב יותר מחר?

תיכנון הוא מרכיב מרכזי בכל סיפור הצלחה.

זאת אולי נשמעת דרך קשוחה. מה שיפה בה שדוקא התיכנון הקבוע הוא זה שמאפשר גמישות, התאמה למציאות המשתנה והשארת זמן ל"סוכריות."
למה אני קוראת סוכריות?
כל אותם רגעים, שכולנו זקוקים להם. חצי שעה של כוס קפה עם חבר, חצי שעה לעצמי, בלי טלפונים מצלצלים ובלי "צריכים".  אל אלה כדאי להתייחס כאל זמן "טעינה". אם נכניס רגעים אלה ליומן, כחלק מהמשימות השבועיות, המשימות החשובות, שנועדו לאפשר לנו לעשות את כל שאר המשימות, לא רק אנחנו נרוויח, כל הניהול שלנו יהפוך לאפקטיבי ומכאן לריווחי הרבה יותר, בין אם אנחנו בעלי עסק או מנהלים בחברה.

 בהצלחה.